การบริหารเวลา Time management

 

เทคนิคการบริหารเวลา

การบรรยายเรื่องการบริหารเวลาได้สรุปประเด็นการเรียนรู้ให้ผู้ร่วมสัมมนาออกเป็น

ข้อต่างๆ 16 ข้อ ดังนี้ 

1. แบ่งงานให้เป็น แบ่งคนให้เป็น

   การมอบหมายงาน ตัวแทนงาน (Delegation) เป็นวิธีทำให้คุณมีเวลาเหลือมากพอที่จะไปทำสิ่งต่างๆ เพิ่ม ดังนั้นควรพิจารณางานบางประเภทให้กับสมาชิกในทีมว่าใครมีความสามารถที่จำงานได้มาก ถือเป็นการให้อำนาจในงาน ทำให้พนักงานภูมิใจได้อีกด้วย

2.มองเห็นเวลาที่เปล่าประโยชน์

   รู้ว่าเวลาที่ยังว่างอยู่ มีในช่วงเวลาไหน และเวลานั้นทำอะไรได้อีกบ้าง และให้นำสิ่งที่ต้องการทำแต่ยังไม่ได้ทำใส่เข้าไปในพื้นที่เวลาที่ว่างนั้น

3.ฝึกมองทุกอย่างให้เป็นตัวเลข

   นักบริหารจะมองทุกอย่างเป็นตัวเลข แบบนักบริหาร มองให้เห็นว่าเหลือเวลาอีกเท่าไรที่จะทำงานนี้ให้เสร็จ มีคนจำนวนเท่าไรที่เขาต้องเสียหายจากการบริหารเวลาของคุณบ้าง

4.หาสิ่งที่ดีที่สุดแต่ไม่ต้องสมบูรณ์แบบ

    ในช่วงเวลานั้น สิ่งที่ทำได้ดีที่สุดคืออะไร และไม่มีใครเสียหายจากสิ่งคุณทำ คุณก็สามารถทำให้คนพึงพอใจได้ แน่นอนมันอาจไม่ใช่สิ่งที่สมบูรณ์แบบที่สุด

5.ทำงานให้เสร็จเป็นชิ้นๆ 

   ทำงานที่รับผิดชอบให้เสร็จเป็นอย่างๆ ไม่จับปลาหลายมือจนไม่มีอะไรเสร็จสักอย่าง หรือลำดับความสำคัญของงานไม่เป็น 

6.ประเมินตัวเอง

   พิจารณาความสามารถตัวเองกับงานกับเวลาที่ใช้ในการทำงาน งานที่ต้องศึกษาใหม่ทั้งหมดอาจจะหมายถึงงานที่คุณไม่ถนัด ทำให้ต้องใช้เวลาทำงานนานก็ควรปฏิเสธ

7.รู้จักปฏิเสธ / ต่อรอง

   รับงานมาจนล้นมือ ไม่ปฏิเสธว่าตอนนี้ไม่ว่าง หรือไม่ใช่หน้าที่ของตัวเอง สุดท้ายก็ทำไม่ทันและไม่ดีสักอย่าง  เสียเวลาในการทำงานให้คนอื่นจนงานตัวเองไม่เสร็จ

 

8.สุขภาพดีเสมอ

   ดูแลตัวเองให้มีสุขภาพดี ออกกำลังกายเสมอให้ห่างจากโรคออฟฟิศซินโดรม (Office syndrome) เพื่อให้คุณได้ใช้เวลาในงานได้อย่างเต็มที่

9.จัดสภาพแวดล้อม / บรรยากาศให้พร้อมกับการทำงาน

   สนุกกับงานอาจเกิดจากพื้นที่ในงานที่ดี อยากทำงานอยากใช้เวลาเต็มที่ในพื้นที่ทำงาน ไม่ร้อนเกินไป ไม่หนาวเกินไป มีพื้นที่ปลอดภัย พนักงานอุ่นใจในการทำงานเต็มเวลา

10.จดในสิ่งที่ต้องทำ ให้เวลากับสิ่งนั้น

     To do list คือสิ่งที่ต้องจัดการความสำคัญของงาน จดสิ่งที่ต้องทำ ออกแบบเวลาที่ต้องทำสิ่งนั้นให้เหมาะสม

11.ช่วงเวลาไหนสมองทำงานดีที่สุด

     เราทุกคนจะมีช่วงเวลาที่สมองทำงานดีที่สุด เวลานี้ทำงานนี้ เวลาไหนทำงานอะไร ให้พิจารณาตนเองแล้ว จัดงานให้เหมาะสมกับเวลาที่ตนเองคิดว่าทำได้ดีสุด 

 

12.เวลาไหนที่เราต้องการพักผ่อน

     เวลาที่ร่างกายต้องการพักผ่อน ถ้าบางคนต้องนั่งทำงาน แน่นอนอาจส่งผลให้การทำงานไม่เต็มประสิทธิภาพ พักผ่อนคือการพักผ่อน ไม่ต้องนำงานมาทำบนที่นอน

13.จัดการกับสิ่งที่ขัดจังหวะ

     ระหว่างดำเนินงานมักจะมีบ้างสิ่งที่มาขัดจังหวะคุณให้ต้องหยุดทำงานชั่วขณะ  แล้วไปทำสิ่งนั้นก่อน พอกลับมาบางคนก็ต่องานไม่ติด  นั่นคือ สิ่งที่ขัดจังหวะงานที่เราต้องจำกัดออกไป

14.อย่าเสียเวลากับความรู้สึกลบ

   อะไรก็ตามที่ทำร้ายความรู้สึก  เรียนรู้กับสิ่งนั้นแต่อย่างทำให้สิ่งนั้นมาทำลายเรา จนไม่สามารถทำงานต่อได้

15.ทำอะไรให้เป็นระเบียบ

   พอทุกอย่างเป็นระเบียบ จะหยิบจับอะไรก็ง่าย มองเห็นง่ายไม่เสียเวลาในการสืนค้น   สะดวกและประหยัดเวลา 

16.ชัดเจนกับวัตถุประสงค์
   เช่นเดียวกับการทำ Goal Setting  พอรู้ว่าเป้าหมายคืออะไร ก็จะสามารถจัดการเวลา บริหารเวลาให้สามารถทำตามเป้าหมายนั้นได้ ดังนั้นควรชัดเจนกับเป้าหมายก่อน

 หลักสูตร : บริหารเวลา (Time Management)